KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

EDM Bilişim Sistemleri ve Danışmanlık Hizmetleri A.Ş.(“EDM”) olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla aşağıda detaylı olarak belirtmiş olduğumuz kişisel verilerinizin başta özel hayatın gizliliği olmak üzere, kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin korunması ilkesine, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak, güvenli ve şeffaf bir biçimde işlenmesine büyük önem vermekteyiz ve, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) 10. maddesi çerçevesinde, Kişisel Verilerinizin elde edilme şekilleri, işlenme amaçları, hukuki sebepleri ve haklarınız konularında sizi bilgilendirmek istiyoruz.

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZ İŞLENMEKTEDİR?

EDM’ye iletmiş olduğunuz veya Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi başlığında belirtilen usuller ile edindiği sizlere ait kimlik, ruhsat ve iletişim bilgileri, şirketimizle gerçekleştirmiş olduğunuz müşteri ve hukuki işlem bilgileri, sosyo-demografik bilgileriniz, lokasyon bilgileri, online davranışa ve tercihe ilişkin bilgiler, mobil cihazınızın ve kullanmakta olduğunuz bilgisayarın IP adresi ve EDM web sitelerinde ve uygulamalarında ziyaret ettiğiniz sayfalar, sosyal medyadaki etkileşimleriniz, tarafımızla paylaştığınız ilgi alanlarınız ve ihtiyaçlarınız hakkında veriler, sesli-görsel veriler: kanunen izin verildiği ölçüde telefon ve video görüşmelerinize veya ofislerimizdeki konuşmalarınıza ilişkin kayıtlar kamera görüntüleri, risk yönetimi bilgisi, finansal, görsel ve işitsel kayıtlar, demografik bilgiler, meslek, eğitim seviyesi ve gelir seviyesi bilgileriniz başta olmak üzere, hukuki veri, biyometrik fotoğrafınız, biyometrik verileriniz, sağlık verisi dahil her türlü kişisel ve/veya özel nitelikli kişisel veri, kurumsal, ticari ve diğer veri, bilginiz ve belgeniz (“Kişisel Veri”) işlenmektedir.

Yukarıdaki paragrafta ifade edilen Özel Nitelikli Kişisel Veriler sağlığınıza, etnik köken, dini veya politik görüşlerinize, genetik veya biyometrik verilerinize veya adli sicil kaydına ilişkin verilerinize ilişkin verilerdir. Özel nitelikli kişisel verinizi, ancak Kanunlarda açıkça düzenlenmiş olması veya açık rızanızın olması halinde kullanacağız. Her halükarda, geçerli tüm kanunlara uyacağız.

Açık rızasının bulunması.

Yürürlükteki mevzuatça işlenmesinin gerekli görülmesi. Örneğin, kimliğinizin bir kopyasını muhafaza etmekle kanunen yükümlü olduğumuzdan kimlik belgelerinizin fotokopisiyle dininize, sağlığınıza ilişkin verileriniz ile kimlikteki resminiz anonimleştirilerek işlenebilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ NELERDİR?

EDM ile hukuki ilişkinizin kurulması esnasında ve söz konusu ilişkinin devamı süresince; EDM ile kuracağınız ilişkiye uygun olarak; Bomonti Business Center’da bulunan ofisimize giriş çıkışlarda, çağrı merkezi ve diğer telefon kanalları, kayıtlı elektronik posta, elektronik tebligat, elektronik posta, posta, faks, kısa mesaj yöntemleri ile diğer yazılı veya sözlü iletişim kanalları, ve takip teknolojileri, medya, sosyal medya, sözleşmeler, başvuru formları, güvenlik uygulamaları nedeniyle, faks, posta, kargo ya da kurye hizmetleri gibi EDM’nin faaliyetlerinin tamamlayıcısı veya uzantısı niteliğindeki hizmetleri aldığı taraflar, anlaşmalı kuruluşlar ve destek hizmeti ve dış hizmet kuruluşları vasıtasıyla ve kamu kurum ve kuruluşları ile ticaret ve esnaf odaları gibi birlik ve dernekler aracılığıyla, ilgili mevzuatın ve yapılan anlaşmaların izin verdiği ölçüde benzeri kurum ve kuruluşların veri tabanları, aracılık ve acentelik sıfatı ile faaliyetlerini yürüttüğümüz şirketler, muhabir/muhatap bankalar, müşteri görüşmeleri, SGK kayıtları, ulusal ve uluslararası otoriteler/merciler/kurumlar yasal mevzuat sınırları içerisinde EDM ile kamu kurum ve kuruluşları arasındaki sistem entegrasyonlarıyla ve SWIFT gibi uluslararası para transferi aracılığı ile, EDM’ye yapılan her türlü bildirimler, başvurular, görüşmeler ve benzeri/sair kanallar aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik ya da otomatik olmayan yollarla, yazılı, sözlü ya da elektronik ortamda toplanabilmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEPLERİ NELERDİR?

Kişisel verileriniz aşağıdaki işlenme amaçları ve hukuki sebepler ile EDM ile kuracağınız ilişkiye uygun olarak işlenmektedir: KVKK madde 5/2(a) kanunlarda açıkça öngörülmesi ve KVKK madde 5/2(ç) Veri sorumlusu olarak EDM’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı olarak; Kayıtlı Elektronik Posta Yönetmeliği, VUK Genel Tebliği ve E-Defter Genel Tebliği başta olmak üzere EDM’nin faaliyet konusunu oluşturan ürün ve hizmetler ile ilgili olarak EDM’nin tabi olduğu mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile Karaparanın aklamasının önlenmesi mevzuatına ve yurtiçi ve uluslararası mevzuata uyum; 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve buna dayanak Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca ticari elektronik ileti onayı alınmasına, reddetme hakkının kullanılmasına ve şikâyet süreçlerinin yönetilmesine imkân tanıyan sistemin (“İYS Sistemi”) kullanılması;Bilgi Teknolojileri Kurumu, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu, Sermaye Piyasası Kurumu, Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası, MASAK, Türkiye Bankalar Birliği, KOSGEB, Gelir İdaresi Başkanlığı, T.C. Başbakanlık Hazine Müsteşarlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş., Maliye Bakanlığı, Kredi Kayıt Bürosu, Risk Merkezi, TBB, Hazine Müsteşarlığı Çalışma Bakanlığı, Emniyet Müdürlüğü, Yüksek Seçim Kurulu, Türkiye İş Kurumu, Sağlık Sigortaları Bilgi ve Gözetim Merkezi, Türkiye Sigorta Birliği, Sağlık Bakanlığı gibi resmi otoriteler, bakanlıklar, yargı kuruluşları gibi yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel ve resmi sağlık kurumları ve diğer otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması; İç sistemlere, risk izlemeye ve bilgilendirmeye ilişkin yükümlüklerin yerine getirilmesi, gerektiğinde ilgili mercilerle paylaşılması; İnternet erişiminin kullanılması durumunda 5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun uyarınca trafik bilgilerinin logların tutulması; haberleşmenin, iletişimin ve işlemlerin kaydedilmesi ve denetlenmesi; Şirket sistem ve operasyonları ile yerleşkeleri veya tesislerinin güvenliğinin temini ve bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi veya icrası; Tabi olduğu mevzuat uyarınca bilgi ve belgelerinizin Şirketimizce yirmi yıl süre ile saklanması yasal zorunluluğu çerçevesinde Elektronik veya kâğıt ortamında işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgelerin düzenlenmesi ile saklanması; Şirket faaliyetlerinin Şirket prosedürleri veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini; Şirket’in denetim, iç kontrol, risk yönetimi veya etik faaliyetlerinin, finansal risk süreçlerinin planlanması veya icrası, sürdürebilirliği, sürekliliğinin sağlanması; Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması, verilere erişim yetkilerinin planlanması ve icrası; Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması veya yönetilmesi; Kurumsal sürdürülebilirlik, kurumsal yönetim, stratejik planlama süreçlerimizin planlanması ve yürütülmesi; Değerleme, derecelendirme veya destek hizmeti alınması ile bağımsız denetim faaliyetleri; Acil durum veya olay yönetimi süreçlerinin planlanması veya icrası; amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

KVKK madde 5/2 (c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması ve madde 5/2 (ç) veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak;

Özel Entegratör olarak yürüttüğümüz faaliyetler ile yazılım, uygulama, bakım destek, altyapı, API servisleri, KEP, E-Fatura, E-Arşiv, E-Defter servisleri ve tüm sayılanlara dair işlemlerin yerine getirilmesi, yürütülmesi, geliştirilmesi, operasyonel süreçlerin yürütülmesi; Akdettiğiniz ve/veya akdettiğimiz sözleşmelerin gereğinin icrası; Destek hizmeti sağlayıcıları, İş Ortakları, APİ (Uygulama Programlama Arayüzü) ortakları veya tedarikçilerle kurulan ilişkilerin yönetimi; İş Ortaklarıyla olan ilişkilerin yönetimi ve/veya denetimi Meşru menfaatlerimiz için sözleşme ile bağımız olan müşterilerimizin demirbaş ve kaynaklarının güvenliğinin temini Sözleşme ile bağımızın bulunduğu müşterilerimize hizmet verebilmek, hizmet kalitesini artırmak üzere çalışmalar yapabilmek Sözleşme ile bağımızın bulunduğu müşterilerimizin ve bizim destek hizmetleri ile ilgili yükümlülüklerini yerine getirebilmek Destek hizmetleri ile ilgili yükümlülüklerin planlanması ve gerçekleştirilmesi; Daha iyi ve güvenilir hizmet verilebilmesi ve bunun kesintisiz olarak sürdürülebilmesi; EDM’nin idari, hukuki yükümlüklerinin ve imzaladığımız ürün ve hizmet sözleşmeleri dahil tüm sözleşmelerimizin gereğinin icrası; Tüm ürün ve hizmet başvuru, değerlendirme, tahsis, aktivasyon, kullandırma, satış ve operasyonel sürecinin oluşturulması veya icrası; Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması veya icrası; Satış sonrası destek hizmetleri aktivitelerinin planlanması veya icrası; Sözleşme süreçlerinin veya hukuki taleplerin takibi; Ürün veya hizmetlere erişim veya kullanımda müşterinin kullanacağı kanallara uygun araçların veya bilgilerin müşteriye sağlanması süreçlerinin planlanması veya icrası; Satın alma, tedarik zinciri süreçlerinin planlanması veya icrası; Yapı veya inşaat işlerinin planlanması veya takibi; EDM’nin bağlı olduğu/iştiraki olan/işbirliği içerisinde bulunduğu/aracılık ettiği ve acentesi olduğu kuruluşlarca veya birlikte sunulan ürün ve hizmetlere ilişkin süreçlerin planlanması veya yürütülmesi; Mevzuatın izin verdiği ölçüde, müşterilerimiz tarafından sunulan ürün veya hizmetlerin satış faaliyetlerinin planlanması veya icra edilmesi; amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

KVKK madde 5/2(f) uyarınca ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak;

Kurumsal yönetim ve sürdürülebilirlik, stratejik planlama, Şirket itibarının ve iş ilişkilerinin planlanması ve yürütülmesi; Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması veya icrası; Pazar araştırması faaliyetlerinin planlanması veya icrası; Şirket demirbaş veya kaynaklarının güvenliğinin temini; Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması veya takibi; Sponsorluk, sosyal sorumluluk veya sivil toplum aktivitelerinin planlanması veya icrası; Her türlü basılı veya görsel veya işitsel iletişim faaliyetlerini, tanıtım, reklam faaliyetlerinin planlanması ve icrası; İş faaliyetlerinin ve iş sürekliliğinin planlanması, bunların etkinlik/verimlilik veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi faaliyetlerinin planlanması veya icrası; Lojistik faaliyetlerinin planlanması veya icrası; Şirket’in hedefleri doğrultusunda projelerin planlanması veya icrası; Bütçe çalışmalarının yapılması veya icrası; İştiraklerle olan ilişkilerin yönetimi ve/veya denetimi; Kalite standartlarının sağlanması; Planlama ve istatistik çalışmaları; Şirket sistemlerinin analizi ve geliştirilmesi; amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

KVKK madde 5/2 (e) uyarınca bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak; Tüm hukuki süreçlerin takibi ve yürütülmesi;

Şikayet, itiraz, talep, öneri, memnuniyet gibi bildirimler dahil tüm talep veya şikayetlerinin yürütülmesi; amaçlarıyla kişisel verileriniz işlenmektedir.

YUKARIDA BELİRTİLEN AMAÇLARLA KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILABİLECEĞİ KİŞİ/KURULUŞLAR

Ticari faaliyetlerimizin yürütülmesi ya da tarafınıza bazı hizmetlerimizin sunulabilmesi için için tarafımızca hizmet sağlayıcılarının veya diğer üçüncü tarafların kullanıldığı durumlar söz konusudur. Bu hallerde belirli bir işlemin yerine getirilmesi için gerekli olan kişisel verileriniz söz konusu üçüncü taraflarla paylaşılabilecektir. EDM’nin faaliyetlerinin tamamlayıcısı veya uzantısı niteliğindeki hizmetleri aldığı, işbirliği yaptığı danışman, kuruluş, taraflar ve destek hizmeti kuruluşları, İş Ortakları, tedarikçileri, dış hizmet kuruluşları ve anlaşmalı kuruluşlara internet tabanlı araçların ve uygulamaların tasarlanması, geliştirilmesi ve sürdürülmesi; uygulama veya altyapı (bulut gibi) hizmetleri sunabilecek olan bilişim teknolojileri hizmet sağlayıcılarına; pazarlama faaliyetleri veya etkinlikleri ve müşteri iletişimlerinin yönetilmesi; raporların ve istatistiklerin hazırlanması, materyallerin basılması ve ürünlerin tasarlanması; uygulamalarda, web sitelerinde ve sosyal medyada reklamların verilmesi; avukatlar, noterler, mutemetler, şirket denetçileri veya diğer profesyonel danışmanlar tarafından sunulan hukuk, denetim hizmetleri veya diğer özel hizmetler; acentelerimiz tarafından posta hizmeti verilmesi, fiziki kayıtların arşivlenmesi, yükleniciler ve dış hizmet sağlayıcıları gibi uzmanlık hizmetlerinin yerine getirilmesi). hisse satışı/devri için potansiyel alıcılar ile danışmanlara, aracı tahsilat hizmetleri aldığımız/sunduğumuz şirketlere, Şirketimiz tarafından sunulan herhangi bir kampanyaya veya piyangoya katılacak olmanız halinde Milli Piyango Genel Müdürlüğü’ne, herhangi bir bağışta bulunmanız halinde vakıflara ve derneklere, hesabımıza hareket eden veya tarafımızla müştereken ürün ve hizmetler sunan acenteler veya İş Ortaklarına; Europay INT.SA, Moneygram Grubu (Moneygram Payment Systems Inc. ve Moneygram Turkey Ödeme Sistemleri A.Ş.), Mastercard INT.INC., Visa INC., JCB CO., LTD., Maestro, Electron, dahil uluslararası ya da yurtiçinde kurulu 6493 Sayılı Kanunda ve ilgili sair mevzuatlarda yer alan kartlı ödeme sistemleri kurum ve kuruluşları, sistem işleticileri, elektronik para kuruluşları, ödeme hizmeti sağlayıcıları, bulut bilişim hizmeti sağlayıcılarına, BTK, GİB, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu, Kişisel Verileri Koruma Kurumu/Kurulu, Sermaye Piyasası Kurumu, Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası, MASAK, Türkiye Bankalar Birliği, KOSGEB, Gelir İdaresi Başkanlığı, Hazine Müsteşarlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, İŞ-KUR gibi otoriteler, bakanlıklar, yargı mercileri, emniyet, cumhuriyet savcılıkları, mahkemeler ve tahkim/arabuluculuk organları gibi adli makamlar/soruşturma makamları gibi hukuken yetkili kamu kurumu veya özel kurum/kuruluşlara, gerekli olması halinde muhabir banka ve yurtiçi/yurtdışı finansal kuruluşlar ve yurtiçi/yurtdışı üye işyerleri ile Kayıtlı Elektronik Posta Yönetmeliği, VUK Genel Tebliği ve E-Defter Genel Tebliği başta olmak üzere Şirketimizin faaliyet konusunu oluşturan ürün ve hizmetler ile ilgili yasal düzenlemelerden kaynaklanan haller ve Bankacılık Kanunu madde 73/4 dahil diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi, kurum ve kuruluşlar ile açık rızanızın bulunduğu diğer üçüncü kişilere; hukuki süreçlerin takibi ve yürütülmesi amacıyla mahkemelere, hukuk bürolarına, varlık yönetim şirketlerine, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütüldüğünün denetimi amacıyla bağımsız denetim şirketlerine, yeminli mali müşavirlik şirketlerine, sigorta şirketlerine, KVKK’nın kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin 8. maddesi ve kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasına ilişkin 9. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecek ve bunlar tarafından işlenebilecektir. Bankalar aracılığı ile ve/veya swift sisteminin kullanılması suretiyle gerçekleştirilecek işlemler dahil olmak üzere yurtiçi ve yurtdışı hesaplara yapılacak her türlü para transferlerine ilişkin elektronik transfer mesajları, dış ticaret işlemleri, güvenli finansal işlem mesajlarının paylaşılması; dünya genelindeki ödeme ve kredi işlemleri ve elektronik işlemler, yurt içi ve uluslararası teminat işlemlerinin ve ödeme işlemlerinin tasfiye edilmesi ve tüm bu işlemlerle bağlı işlemler için gerekli olan Kişisel Verileriniz uluslararası ya da yurtiçinde yerleşik bankalar ve finansal kuruluşlara aktarılabilecek ve bu amaçla işlenebilecektir.

KANUN’UN 11. MADDESİ ÇERÇEVESİNDE HAKLARINIZ

Şirketimize başvurarak; kişisel verilerinizin a) işlenip işlenmediğini öğrenme, b) kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, d) kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş ise düzeltilmesini isteme, e) Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme, g) kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve ğ) kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz. Haklarınızın, düzenlemenin yürürlük tarihi olan 07.10.2016 tarihinden itibaren kullanılması mümkün olup, taleplerinizin yerine getirilmesini teminen Bankamızca yapılacak masrafları, KVKK’nın “Veri sorumlusuna başvuru” başlıklı 13. maddesinde belirtilen tarifeye göre tarafınızdan talep etme hakkımız saklıdır.

KANUNDAN KAYNAKLANAN SAKLAMA YÜKÜMLÜLÜĞÜMÜZ

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik madde 16 (ı) bendi uyarınca KEP sisteminin tüm süreçlerine ve işleyişine ilişkin bilgi, belge ve elektronik veriler ile, işlemlerin yapıldığı zamana ve işlemleri yapan kişi veya kişilere ait bilgileri içeren kayıtların gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini koruyarak en az yirmi yıl süreyle saklama yükümlülüğümüz bulunduğundan, tarafınıza ait bilgi ve belgelerinizin Şirketimizce belirtilen zorunlu süre boyunca saklanması yasal zorunluluktur. Kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini talep etmeniz halinde, söz konusu zorunlu sürenin sonunda bu talebiniz yerine getirilebilecektir. Anılan sürelerin geçmesi halinde dahi; hizmetlerimizin iyileştirilebilmesi ve daha güvenli hale getirilmesi amacıyla verileriniz risk analizi dahil diğer analiz ve değerlendirmelerin yapılabilmesi için Şirketimizin meşru menfaatleri doğrultusunda anonim hale getirilebilecektir. Yukarıda anılan kapsamda olmayan kişisel verileriniz talebiniz üzerine silinecektir.

TALEPLERİNİZ İÇİN BİZİMLE İLETİŞİME GEÇMEK İSTERSENİZ

KVKK kapsamında bizimle iletişime geçmek, geri bildirimde bulunmak ya da sorularınızı yöneltmek isterseniz, kimlik belgeleriniz ve talebinizi içeren dilekçeniz ile şubelerimize, Bomonti Business Center Cumhuriyet Mah. Yeni Yol 1 Sok. No:7 Kat: 7&9 Şişli/İstanbul adresine iletebilir, noter kanalıyla ulaştırabilir veya edmik@hs04.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz.